Palais des congrès de Montréal
Le projet
Le Palais voulait voir venir l’avenir. Il avait une nouvelle équipe pour ça, et pas encore de méthode.
- Apprendre la prospective stratégique à la Cellule Nova+, l’équipe d’innovation du Palais.
- Cadrer en même temps son programme de prospective : sur quoi veiller, jusqu’où regarder, par où commencer.
- Laisser une mémoire collective après chaque atelier, pour que l’équipe continue seule.
Apprendre et appliquer, dans la même heure
En 2023, le Palais a confié un mandat à sa cellule d’innovation, la Cellule Nova+ : mener un programme de prospective stratégique. L’équipe avait des expertises variées et beaucoup de curiosité. Ce qui lui manquait : une idée commune de ce qu’est la prospective, et de ce que ce programme devait surveiller.
Éric a mené le projet pour &friends, et nous avons conçu et animé les ateliers à deux. On a choisi de ne pas enseigner la prospective dans une classe pour ensuite cadrer le programme dans une autre réunion. On a fait les deux en même temps. Chaque atelier s’ouvrait sur une courte leçon, puis la mettait au travail sur la réalité du Palais. Chaque activité laissait un morceau du cadre sur le mur.
Notre démarche : quatre ateliers
- Atelier I : Cadrage (3 avril). Appris : ce qu’est la prospective, et ce qu’elle n’est pas. Ni boule de cristal, ni futurologie, ni prévision statistique. Le cône des futurs, du possible au souhaitable. Reparti avec : les premiers choix du programme et 20 questions pour l’avenir.
- Atelier II : Cartographie (5 avril). Appris : pourquoi la prospective a besoin d’une carte du système, et pourquoi la carte n’est jamais le territoire. Reparti avec : une carte interne et une carte externe du Palais, fusionnées en un écosystème.
- Atelier III : Veille (17 avril). Appris : les cinq traits d’un signal faible (nouveauté, surprise, remise en question, portée, délai), et comment des signaux s’additionnent en indice, en moteur de changement, puis en tendance. Reparti avec : une première récolte de signaux faibles et une liste de sources à suivre.
- Atelier IV : Futur de référence (20 avril). Appris : un moteur de changement est une cause, une tendance est le résultat qu’on observe, et un futur de référence, c’est ce qui arrive si rien de surprenant n’arrive. Reparti avec : un PESTEL priorisé et un premier futur de référence du Palais.
20 questions pour l’avenir
On a demandé à l’équipe ce qu’elle voulait savoir de l’avenir, sous forme de question. Certaines étaient vastes, d’autres très concrètes. Quelques-unes cherchaient le revers des nouveautés, ce qui est sain : une équipe d’innovation a tendance à voir chaque nouveauté comme une bonne nouvelle. Souvenez-vous du métavers. Un échantillon :
- Comment allons-nous nous adapter aux changements climatiques ?
- Comment serait l’expérience d’un événement au futur ?
- Comment réagir en temps réel à ce que ressentent les participants ?
- Comment réduire les déplacements aériens des congrès internationaux ?
- L’IA décidera-t-elle de la façon dont les événements arrivent au Palais ?
- La géopolitique freinera-t-elle nos voyageurs ?
- Les événements seront-ils plus gros ou plus petits ?
- Allons-nous finir par agrandir le Palais ?
Une mémoire collective après chaque atelier
L’apprentissage ne s’arrêtait pas avec l’atelier. Après chaque séance, l’équipe recevait une mémoire collective : tout ce qu’elle avait produit, numérisé, suivi de nos constats pour la suite et des actions à envisager. Chaque activité devenait une recommandation pour mener le programme. Parmi elles :
- S’asseoir à côté de la stratégie. Rapprocher Nova+ de l’équipe de planification stratégique, et habituer cette équipe aux scénarios.
- Surveiller les tendances plus que les murmures. Un signal faible peut prendre cinq à dix ans avant de compter. Les tendances émergentes passent en premier.
- Rouler un cycle 2-2-1. Deux ans à observer une tendance, deux ans à expérimenter, un an à évaluer et à implanter.
- Partir chaque rencontre du futur de référence. Vérifier qu’il tient encore, le mettre à jour, et faire diverger chaque scénario à partir de lui.
Le résultat
La Cellule Nova+ est sortie d’avril en sachant penser l’avenir, avec son propre cadre pour lancer ses premières initiatives de prospective. Pas un rapport sur l’avenir du Palais : une équipe capable de l’écrire elle-même.
L’équipe. Direction de projet, coconception et animation des ateliers : Éric Letarte, &friends. Coconception et animation : Jean-Sébastien Daigle, &friends. Client : Cellule Nova+, Palais des congrès de Montréal.