CSSDGS

Stratégie numérique · Architecture d’information · Intranet

Le projet

Pendant des années, des enseignants ont bâti des sites web de leur côté. Résultat : environ 30 000.

Comprendre ce dont chaque groupe a besoin : TI, communications, directions d’école, enseignants, secrétaires, familles.
Concevoir une architecture d’information capable d’absorber des milliers de sites dans un écosystème navigable.
Livrer une feuille de route de trois ans, à la mesure de l’équipe qui allait vivre avec.
Rendre l’équipe capable de garder le cap sans nous.

31 995

élèves

écoles et centres

7 085

employés

30 000

sites web bâtis au fil des ans, sans règles communes

Presque un site web par élève

Le Centre de services scolaire des Grandes-Seigneuries dessert 21 municipalités sur la Rive-Sud de Montréal. Sa présence numérique avait grandi plus vite que sa structure : pas de normes partagées, pas d’architecture commune, et des familles laissées à elles-mêmes pour s’y retrouver. Presque un site par élève, comme si chaque enfant avait parti un blogue. L’objectif : y mettre de l’ordre d’une façon que l’organisation pouvait vraiment soutenir.

L’écosystème, par public :

Familles et élèves : une porte d’entrée claire au lieu de milliers de pages d’école.
Personnel : un intranet repensé à l’intérieur de l’écosystème.
Équipes TI : un inventaire technologique pour savoir ce qui existe et qui en est responsable.

Notre démarche

La transformation a été cocréée avec l’équipe du CSSDGS. L’objectif était simple : après notre analyse et notre architecture, elle devait pouvoir garder le cap seule.

Des ateliers à travers l’organisation. TI, communications, directions d’école, enseignants et secrétaires dans les mêmes salles. Trois ateliers ont posé le cadre : analyse du problème, cadrage d’entreprise avec un SWOT et un inventaire de contenu, puis alignement.
De la recherche, puis de la formation. Une quinzaine d’entrevues avec cinq groupes, transformées en personas avec objectifs, irritants et liste de souhaits. Et une formation au design thinking pour que les équipes portent la méthode elles-mêmes.
Une architecture pour des décennies d’étalement. Une architecture d’information capable d’absorber des milliers de sites dans un écosystème navigable. Elle devait résoudre les problèmes des gens qu’on avait rencontrés, pas ceux qu’on imaginait.
Une feuille de route que les gens pouvaient suivre. Trois ans de priorités, dimensionnées pour l’équipe, incluant un inventaire technologique et un nouvel intranet.

Feuille SWOT de l’atelier 2, écrite par l’équipe du CSSDGS — Atelier 2, cadrage d’entreprise. Bâti dans la salle par l’équipe du CSSDGS, puis complété avec le voilier d’exploration : ce qui nous pousse, où on veut aller, ce qui nous retient et ce qui pourrait nous couler.

Fiche persona d’une secrétaire d’école, bâtie à partir des entrevues — Un des personas : la secrétaire d’école, la personne la plus susceptible de répondre au téléphone quand quelque chose va mal, et celle que la nouvelle architecture devait aider en premier. « On a besoin de soutien rapidement, parce qu’on éteint des feux sans arrêt. »

L’écosystème, dessiné

Carte circulaire EDGY de l’écosystème du CSSDGS : le site principal au centre, huit espaces d’équipe autour, leurs espaces de travail en périphérie — **Vision de l’écosystème.** Chaque équipe, école et profession a son espace, puis son espace de travail. Les flèches montrent où l’information est publiée.

Carte circulaire EDGY des quatre niveaux d’information, du partagé au personnel, avec un exemple RH qui les traverse — **Architecture de l’écosystème.** Quatre niveaux, de ce que tout le monde partage à ce qui appartient à une seule personne, avec un exemple RH qui les traverse tous.

Et ensuite

Des jalons publics tirés des rapports annuels du CSSDGS. Leur travail, pas le nôtre, dans la direction tracée :

2021-2022 : adoption d’un plan de transformation numérique, et 7 000 nouveaux appareils déployés, trois ans de remplacements en un.
2022-2023 : déploiement de Maestro, le nouvel intranet des employés.
2023-2024 : deuxième phase de Maestro, ce que peu d’intranets obtiennent, et usage élargi de Microsoft 365.
2024-2025 : les plans d’action numériques se poursuivent dans les écoles.

Le résultat

30 000 sites sans gouvernance transformés en un écosystème, et une feuille de route de trois ans que le centre de services scolaire a suivie, dans les budgets et dans les délais. Quand l’architecture est pensée pour les gens qui vont l’habiter, elle tient.

L’équipe. Analyse d’affaires, UX, architecture d’information et facilitation : Jean-Sébastien Daigle, &friends. Client : Centre de services scolaire des Grandes-Seigneuries.